Whistleblower mit Zigarette

It’s a question of trust – 

Whistleblowing, Vertrauen und Compliance Management 

Was assoziiert unser Gehirn mit der Figur des Whistleblowers? Da sind unvermeidlich EDWARD SNOWDEN, JULIAN ASSANGE und Geheimnisverrat. Sex and Crime.

Weniger Vertrauen und Compliance Kommunikation. Dabei steht genau die aktuell im Zentrum der Whistleblower Thematik.

Zum besseren Verständnis verlassen wir unsere Couch und Netflix, die NSA und das Exil in Moskau. Und schauen in Deutschland im Home Office auf unsere Jahresplanung 2021: Bis Ende des Jahres, genauer gesagt ab 17. Dezember 2021 müssen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern und Behörden ein Hinweisgebersystem einrichten. Zwei Jahre später trifft diese Pflicht auch kleinere Unternehmen von 50-250 Mitarbeitern. Der deutsche Gesetzentwurf wird laut Bundesjustizministerin Christine Lambrecht über die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern hinausgehen, da er auch Verstöße gegen nationales Recht erfasst.

Ziel der gesetzlichen Regelung

Worum geht es bei den Whistleblower Szenarios? Skandale von den ​Panama Papers​ über Cambridge Analytica bis hin zur Lux Leaks Affäre. Die Missstände werden immer wieder von sogenannten Hinweisgebern, den Whistleblowern, aufgedeckt. Die Politik hat erkannt, wie wichtig das für Politik und Wirtschaft ist und hat eine wichtige Message: Menschen, die Mut zeigen und Verantwortung für die Gesellschaft übernehmen, dürfen keine Angst vor Nachteilen bis hin zum Jobverlust haben. Deswegen steht der Schutz von Hinweisgebern und das Verbot von Repressalien im Fokus der EU Whistleblowing Richtlinie. Eine geeignete Struktur, mit der Whistleblower auf Fehlverhalten hinweisen können, soll diese schützen.

Whistleblower im Unternehmen

Auf Unternehmensebene bedeutet es, dass die Mitarbeiter das Fehlverhalten eines Kollegen oder Vorgesetzten innerhalb des Unternehmens melden. Über anonyme Meldemechanismen, wie zum Beispiel Hotlines. Das gibt es bereits heute in vielen Unternehmen. Doch das ist weder sinnvoll noch nachhaltig.

Denn das Händeln der Whistleblower-Thematik geht nur mit Empathie und besonnener Kommunikation.

Warum und unter welchen Umständen melden Menschen Verstöße?

Menschen innerhalb einer Organisation trauen sich nur dann, inakzeptables Verhalten zu melden wenn sie von dieser Möglichkeit wissen und sich sicher sein können, dass sie selbst keinen Nachteil erfahren.

Vertraulichkeit steht im Zentrum eines effektiven Meldesystems.

Super-Hero oder Super-Denunziant?

Die Trennlinie zwischen Heldentum und Denunziantentum muss so scharf wie möglich gezogen sein, um toxischen Beziehungen erst gar keinen Nährboden zu bieten. Es muss klar sein:

  • Habe ich eine Verpflichtung als Mitarbeiter des Unternehmens auf vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten hinzuweisen?
  • Es muss einen Handlungsrahmen geben, der definiert, was gutes und rechtlich einwandfreies Unternehmenshandeln ist: Sind die Regeln nicht klar und transparent verfügbar – woher soll ich dann wissen, ob beobachtetes Fehlverhalten überhaupt als solches zu qualifizieren ist?
  •  Darüber hinaus sollte im Unternehmen ein Klima herrschen, in dem Mitarbeiter eher bereit sind, über potenzielles oder tatsächliches Fehlverhalten Bericht zu erstatten oder sich beraten zu lassen, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

It´s the company culture, stupid! 

Diejenigen Unternehmen, die eine gute Unternehmenskultur leben, sind eindeutig im Vorteil. Denn Mitarbeiten halten Regeln ein und leben diese nur dann, wenn es einen kulturellen Kontext gibt, in dem sie diese Werte leben können. Mitarbeiter müssen überhaupt einen Anlass sehen, sich aktiv um gutes Unternehmenshandeln zu kümmern.

Es geht also darum, Mitarbeiter im Unternehmen als mündige und mitdenkende Organisationsmitglieder zu verstehen. Neben der Ausfüllung des Aufgabengebiets geht es auch darum, mitzudenken und zu verstehen, welche Erwartungen Kollegen und Vorgesetzte neben der reinen Arbeitstätigkeit an mich stellen und was mein Beitrag dazu ist. Dazu gehört auch, den Mund aufzumachen, wenn etwas schief läuft und auch dabei zu helfen, Lösungen zu finden, wie das Organisationsziel besser zu erreichen ist.

Denn: Kalkulierbare Geschäftsrisiken einzugehen, ist Teil unternehmerischer Tätigkeit und sichert das Überleben und die Weiterentwicklung des Unternehmens. Nur dann kann das Unternehmen auch langfristig gute Arbeitsplätze bieten und fair vergüten. Compliance Risiken allerdings beinhalten den Aspekt der Zukunftssicherung nicht, da sie nicht kalkulierbar sind und auch das sichere Ende der Organisation bedeuten können (siehe WIRECARD). Ein Geschäftsmodell, das unkalkulierbare und nicht steuerbare Risiken erzeugt, ist nicht überlebensfähig.

Eine gute Unternehmenskultur zu schaffen und zu leben ist unternehmenseigene Kernaufgabe.

Das kann niemand von außen aufsetzen. Unternehmensberater, Agile Coaches, Happiness Coaches – das ist längst keine Esoteriknummer mehr. Wenn der Wille der Geschäftsführung da ist und wenn der Führungsstil empathisch ist, dann können und sollten Externe dabei helfen, die Unternehmenskultur durch professionelle Kommunikation am Leben zu erhalten. Denn sie ist immer ein fortlaufender Prozess. Es ist wichtig, Unternehmenswerte und -regeln transparent und gut zu kommunizieren, damit jeder sie leben kann.

In der EU Whistleblowing-Richtlinie 2019/1937 wird der Paradigmenwandel in der Compliance deutlich: Es wird auf Prävention gesetzt statt auf Sanktion, was beim Paradigmenwandel im Three lines of defense sehr deutlich wird.

Whistleblowing Richtlinie: Was bedeutet das für die Compliance Abteilung in einem Unternehmen?

Der Compliance Officer wird hierbei in Zukunft weiterhin seinen Kernaufgaben nachgehen, wie zum Beispiel die jeweils nationalen Gesetze für sein multinationales Unternehmen zu prüfen. Im Zentrum der Whistleblowing Thematik steht für ihn allerdings die Herausforderung: Wie garantiere ich den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden?

Für die Whistleblower Problematik ist es neben der Einrichtung eines vertraulichen und bei Bedarf auch anonymen Meldekanals entscheidend, dass das Wissen über den Handlungsrahmen verfügbar ist. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern also aufzuzeigen, was möglich ist und wo die Leitplanken verlaufen und Grenzen überschritten würden.

Auch hier gilt: Genutzt wird ein Meldekanal nur dann, wenn die Parameter klar sind:

Interaktive Whistleblower Richtlinie im geschützten Raum: Das Rulebook als vertrauliches Kommunikationsinstrument

Es geht bei der Frage der Einrichtung eines Meldekanals vor allem um die Frage: Wie schaffe ich es überhaupt, Vertrauen aufzubauen? Das kann über Unternehmenswerte transportiert werden und über die konkreten Anforderungen und Schutzmechanismen für Meldungen. Hier hilft die Gewissheit, dass die Beschäftigten im Zweifel Unterstützung von ihren Vorgesetzten bekommen oder bei dessen Betroffenheit auch unabhängige Meldestellen bereitstehen.

Bei der Frage des besten Schutzes von Hinweisgebern ist also das gesamte Compliance System gefordert. Klare, transparente Kommunikation ist ein wichtiger Schlüssel, um Vertrauen innerhalb einer Organisation aufzubauen.

Es geht darum, den Meldekanal so attraktiv zu machen, dass jeder ihn vertraulich und bei Bedarf auch anonym nutzen kann. Das steht und fällt mit guter Kommunikation. Hierbei hilft das Rulebook.

CHECKLISTE: DIE 5 MUST- HAVES FÜR EINEN WIRKSAMEN MELDEKANAL GEMÄß WHISTLEBLOWER RICHTLINIE

Es gibt mittlerweile viele Empfehlungen für Unternehmen zur Einrichtung eines erfolgreichen Meldekanals. Im Zentrum des Richtlinien Managements steht die professionelle Richtlinien Kommunikation.

1) Communication is key: Wo geht’s hier zum Meldekanal?

Das neue EU-Recht zum Thema Hinweisgebersysteme ordnet für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern zum 17. Dezember 2021 umfangreiche Regelungen an:

Whistleblower sollten die Möglichkeit haben, einen Hinweis entweder schriftlich über ein Online-System, einen Briefkasten oder per Post und/oder mündlich über eine Telefon-Hotline oder ein Anrufbeantworter-System einzureichen. Darüber hinaus sind Unternehmen auch verpflichtet, ein persönliches Gespräch anzubieten, wenn der Hinweisgeber dies wünscht. Das sind gute Ratschläge, auf die man im Zweifel auch selbst kommen könnte. Die entscheidende Frage ist doch, wo ich als Unternehmen überhaupt auf einen derartigen Meldekanal hinweise? Dieser erste Schritt ist hochsensibel, denn eine unprofessionelle Kommunikation kann hier im Zweifel abschrecken oder – schlimmer noch – zum Denunziantentum einladen. Idealerweise ist das Vorhandensein eines solchen Meldekanals so in die Unternehmenswerte eingebunden, dass das Aufdecken von Missständen als wertvoller Beitrag zu einer guten Unternehmenskultur gesehen wird. Am Besten per Compliance App.

“Hemingway once wrote, the way to make people trustworthy is to trust them.” ― Edward Snowden, Permanent Record

Trust is a key figure in Whistleblowing

Wie kann man Vertrauen aufbauen? Am Besten über gegenseitiges Vertrauen. Das interne Whistleblowing System muss so konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, stets mit Vertraulichkeit behandelt wird und unbefugten Mitarbeitern der Zugriff darauf verwehrt wird.

Der Eingang einer Meldung muss innerhalb einer Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung gegenüber dem Hinweisgeber bestätigt werden. Zur Ergreifung von Folgemaßnahmen ist eine unparteiische Person oder Abteilung zu benennen, die die Meldungen entgegennimmt, mit dem Hinweisgeber in Kontakt bleibt, diesen erforderlichenfalls um weitere Informationen ersucht und ihm Rückmeldung gibt. Folgemaßnahmen sollten auch in Bezug auf anonyme Meldungen definiert werden.

Binnen eines angemessenen zeitlichen Rahmens von maximal drei Monaten ist dem Hinweisgeber eine Rückmeldung zu geben. Die Frist beginnt ab Bestätigung des Meldungseingangs bzw. läuft  – wenn der Eingang dem Hinweisgeber nicht bestätigt wurde  – drei Monate nach Ablauf der Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung ab.

2) Fake News? Wie garantiere ich den Betroffenen von Hinweisen den Schutz gegen Denunziantentum und Vorverurteilung?

Anonyme Meldesysteme könnten einen Nährboden für eine Unternehmenskultur der Feigheit und des anonymen Denunziantentums bieten. Es muss glasklar sein, dass dies nicht der höhere Zweck des Meldekanals ist.

Laut dem repräsentativen Whistleblowing-Report 2019 der Hochschule für Technik und Wirtschaft im schweizerischen Chur (HTW) sind missbräuchliche Meldungen, um etwa Mitarbeiter oder Kollegen aus persönlichen Gründen anzuschwärzen, eher selten, selbst wenn diese anonym abgegeben würden. Dennoch muss klar sein, welche Inhalte nötig sind, damit das Unternehmen einem Hinweis nachgehen kann.

3) Schutz von Hinweisgebern? 

Wichtig ist, gut zu kommunizieren, wie der Schutz der Hinweisgeber vor negativen Konsequenzen erfolgt. Natürlich dürfen für Hinweisgeber, die nach besten Wissen und Gewissen auf Fehlverhalten hinweisen, keine Nachteile entstehen. Sie müssen also von den Hinweisstellen vertraulich behandelt werden und eine Möglichkeit erhalten ggf. auch rechtlichen Beistand zu bekommen.

Kann ich als Hinweisgeber Verdachtsmomente anonym melden?

4) Wie erfolgt die Qualifizierung eingegangener Hinweise im Unternehmen, wie ist eine objektive und qualitativ hochwertige Untersuchung der Sachverhalte gewährleistet?

Nur, wenn Hinweise mit objektiv und sachlich nachvollziehbaren Fakten vorliegen, kann das Unternehmen Maßnahmen entwickeln, um Missstände zu beheben. Es ist also wichtiger, eine genaue Beschreibung des Sachverhalts zu erhalten, als bereits eine rechtliche Einordnung der Vorfälle. Der Hinweisgeber muss also zunächst dazu angehalten werden, möglichst präzise zu beschreiben, was, wann, wie und wo geschehen ist.

Dies ist der Ausgangspunkt für die Prüfung der eingehenden Hinweise und damit der Einstufung des Sachverhalts als möglicher Compliance-Verstoß. Hierfür ist qualifiziertes Personal erforderlich!

Qualifiziert sich dann ein Hinweis als möglicher Compliance-Verstoß, kommt es darauf an, geeignete Aufklärungs- und Untersuchungsarbeit zu leisten. Hierzu ist es erforderlich zwischen Organisations-/Prozessschwächen und vorsätzlichem oder fahrlässigen Fehlverhalten von Einzelpersonen zu unterscheiden.

Idealerweise koordinieren fachlich geeignete Stellen/Personen die Untersuchungsmaßnahmen und führen nach Vorlage von Untersuchungsberichten eine unabhängige Entscheidung über entsprechende Maßnahmen und Konsequenzen zu.

5) Wie erfahre ich als Hinweisgeber, zu welchen Ergebnissen und Konsequenzen mein Hinweis geführt hat?

Abschließend ist es elementar, Hinweisgeber nach Einleitung und Abschluss von Maßnahmen zu informieren und auch transparent – ggf. in anonymisierter Form – im Unternehmen darüber zu berichten und wie damit umgegangen wurde.

Dies schafft Vertrauen und fördert integres Verhalten im Miteinander.

All diese Inhalte über das Hinweisgeberverfahren gehören in eine gute Whistleblowing Richtlinie, die über unser Rulebook kommuniziert werden kann – konkret, empathisch und rechtssicher.

So werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter transparent über ihre Rechte und Pflichten sowie das eingerichtete Verfahren informiert und können so zum gemeinsamen Gelingen beitragen.