Mehr Erfolg in der Compliance Kommunikation

Compliance Kommunikation: In dieser Blog-Reihe beschäftigen wir uns mit der rechtssicheren und effizienten Kommunikation von Unternehmensregelungen an Mitarbeiter anhand unseres C2S2 Rulebook Richtlinien Lebenszyklus. Der folgende Blog-Beitrag behandelt das Thema Promote und beantwortet die Frage „Wie erziele ich mehr Erfolg in der Compliance Kommunikation?“

Rulebook Kreislauf: Promote - Compliance Kommunikation

Im letzten Blog-Beitrag dieser Reihe haben wir uns mit der Frage beschäftigt, wie Unternehmensrichtlinien verständlich, widerspruchsfrei und rechtssicher erstellt werden können. Wenn die Regelungen nun wie dort beschrieben erstellt sind, dann gilt es im nächsten Schritt eben jene Unternehmensrichtlinien an die Mitarbeiter zu kommunizieren.

Das Ziel dieses Blog-Beitrags ist es, Ihnen die zwei wesentlichen Aspekte der Compliance Kommunikation zu vermitteln:

  1. Die rechtssichere und adressatengerechte Kommunikation neuer und geänderter Regelungen sowie
  2. Das Erzeugen von Awareness zu Verhaltensregelungen bei Ihren Mitarbeitern und das Aufzeigen von Lösungen für konkrete Entscheidungssituationen

Hierzu ist es sinnvoll, zwischen der sogenannten Push- und Pull-Kommunikation zu unterscheiden. Die Push-Kommunikation beschreibt die aktive Kommunikation von Inhalten, um Mitarbeiter im Arbeitsprozess zu erreichen und auf Änderungen oder Neuerungen aufmerksam zu machen. Als Pull-Kommunikation hingegen wird das anlassbezogene, aktive Suchen oder Nachfragen von Mitarbeitern in konkreten Situationen bezeichnet. Dies beinhaltet auch adhoc Anlässe, z.B. zu IT-Ausfällen oder aktuellen Krisensituationen wie der Umgang mit COVID-19. Die hier benötigte Krisenkommunikation trägt zu der sogenannten Corporate Resilience bei, die das Ziel hat, sicherzustellen, dass das Unternehmen unter Beachtung des Regelungsrahmens schnell wieder in den Normalzustand zurückfindet. Eine gute Compliance Kommunikation ist dafür Voraussetzung.

Doch es gibt unzählige Verhaltensregelungen und Richtlinien und darüber hinaus kommen regelmäßig neue hinzu oder die bestehenden ändern sich. Wie soll man da die Mitarbeiter noch erreichen und Relevanz erzeugen?

Für die Mitarbeiter ist es nachvollziehbar schwierig, sich in der großen Masse der Unternehmensregelungen zurechtzufinden. Ebenso besteht vielleicht nicht bei jedem von ihnen die intrinsische Motivation, sich über solche Regelungsthematiken auf dem Laufenden zu halten, oder es fehlt schlichtweg die zeitliche Kapazität dafür.

Von den Abteilungen, die die Regelungen herausgeben, ist natürlich nicht gewünscht, dass solche wichtigen Informationen in einer Flut von E-Mails untergehen und nicht mehr wahrgenommen werden oder nur in einer Ecke des Intranets auftauchen, die kaum jemand anklickt.

Genau deswegen möchten wir Ihnen im Folgenden ein paar Hilfestellungen an die Hand geben, wie Sie Unternehmensregelungen effizient an Ihre Mitarbeiter kommunizieren, um anlassbezogen Transparenz für diese Themen in Ihrem Unternehmen erzeugen zu können und in der konkreten Entscheidungssituation des Mitarbeiters eine handlungsweisende Verhaltens-Empfehlung bereitzustellen.

Compliance Kommunikation

Wie auf der folgenden Grafik zu erkennen ist, gibt es viele Unternehmensbereiche, die Regelungen vorgeben. Die Rechts- und Compliance-Abteilung gehört natürlich dazu, ist aber nur ein Teil des Großen Ganzen:

Compliance Kommunikation in den verschiedenen Unternehmensbereichen

Das Rulebook bietet hier einen „single point of truth“, also eine Anlaufstelle für Fragen zu Regelungen aus allen Abteilungen und Fachbereichen. Egal aus welchem Bereich kommuniziert wird, der Mitarbeiter hat eine zentrale Anlaufstelle und muss nicht mehr an vielen verschiedenen Orten suchen. So erhält er direkt die passende Guidance und eine regelungsübergreifende Compliance Kommunikation wird sichergestellt.

Neue oder geänderte Regelungen rechtssicher kommunizieren

Für eine erfolgreiche Compliance Kommunikation ist es wichtig, dass neue und geänderte Regelungen rechtssicher an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Besonders die kleinen, aber wichtigen Änderungen werden oft von den Mitarbeitern nicht ausreichend wahrgenommen. Daher gilt es, Möglichkeiten zu finden, wie hier mehr Aufmerksamkeit erzielt werden kann.

Durch die steigende Verwendung von Messengern in Unternehmen bieten diese eine geeignete Möglichkeit für die interne Compliance Kommunikation. So lässt sich dort nicht nur mit Kollegen chatten, sondern Sie können dort auch direkt einen Compliance Digital Agent Service wie unseren RuleBot integrieren. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter nicht die Anwendung wechseln oder sich extra auf einem anderen Portal anmelden. Änderungen können dort wie bei jeder gewöhnlichen Chat-Mitteilung über Benachrichtigungssymbole leicht angezeigt werden. Des Weiteren können in diesen Messengerdiensten wie Slack oder MS Teams  eigene Kanäle oder Gruppen für jegliche Themen und Abteilungen gegründet werden, denen die Mitarbeiter beitreten und in denen sie sich austauschen können. Gibt es neue Nachrichten oder Mitteilungen in einer Kategorie, ist dies durch Push-Benachrichtigungen oder andere optische Hervorhebungen schnell erkennbar.

Auch der unternehmenseigene Blog kann immer wieder für die Compliance Kommunikation relevante Themen und Fragestellungen aufgreifen und darüber berichten. Viele Unternehmen verschicken darüber hinaus in einem regelmäßigen Abstand interne Newsletter. Auch hier kann ganz einfach ein Thema pro Newsletter aufgegriffen werden.

Wichtig bei der Compliance Kommunikation ist aber nicht nur diese „beiläufige“, passive Push-Kommunikation. Vielmehr sind zwei Ebenen von großer Bedeutung:

  1. Die Kommunikation an die Führungskräfte
  2. Die Kommunikation der Führungskräfte an ihre Mitarbeiter

Daher ist es wichtig, dass die Relevanz der Regelungen an die Führungskräfte vermittelt wird, sodass diese aktiv die Inhalte transportieren. Sie müssen die eigenen Mitarbeiter gezielt mit den Themen erreichen, die in ihrem Team wichtig sind.

Hier bietet das Rulebook die Möglichkeit, im Team Jour Fixe anhand von Use Cases (Frage-/Antwortkombinationen) beispielhaft aufzuzeigen, in welchen konkreten Situationen für das Team Regelungsänderungen im Arbeitsalltag relevant sind. So können Sie die Mitarbeiter „an die Hand nehmen“, zur digitalen Richtlinie führen und dort demonstrieren, wie sie für die wichtigsten Themen z.B. Bookmarks im Browser setzen können, damit sie diese immer schnell auffinden können:

Compliance Kommunikation erleichtern durch Bookmarks

Sie können so Ihre Top Use Cases bookmarken und diese ganz einfach jeder Zeit mit nur zwei Mausklicks erreichen. Sie sind unabhängig von Ihrem Inhalt auch bei Änderungen weiter gültig. So ist eine stets aktuelle und relevante Compliance Kommunikation garantiert.

Awareness erzeugen für das Thema und Lösungen aufzeigen

So werden neue oder geänderte Regelungen im ersten Schritt rechtssicher und effizient kommuniziert. Genauso wichtig ist es, in der Belegschaft fortwährend Awareness und Transparenz zum Verhaltensrahmen im Unternehmen zu erzeugen.

Hierbei ist es wichtig, die unterschiedlichen Kommunikationskanäle und -medien geschickt miteinander zu kombinieren: Digital, Print und persönlich vor Ort.

Intranet

Im Intranet besteht die Möglichkeit, mit Bannern zu arbeiten. Dort bieten sich verschiedene Varianten an. Einerseits das Erzeugen von Aufmerksamkeit durch Slogans, die den Mitarbeiter neugierig machen, was sich dahinter verbirgt. Diese Art der Pull-Kommunikation könnte wie folgt aussehen:

Intranet für Compliance Kommunikation

Hinter dem Spruch wird ein Link hinterlegt, der auf den konkreten Anwendungsfall im Rulebook führt. Dort erhält er Informationen zu diesem Thema und konkrete Handlungsempfehlungen und hat gleichzeitig Zugriff auf die relevanten Richtlinien-Dokumente in Volltextversion.

Eine andere Möglichkeit, Banner im Intranet zu nutzen, sind themenbezogene Kampagnen aus dem Arbeitskontext des Mitarbeiters:

Intranet für Compliance Kommunikation

Hier abgebildet ist eine Multiple Choice Frage zu einem aktuell relevanten Thema. So lässt sich wie bei einer Quizshow „mitraten“ und nach einem Klick auf seine gewählte Antwort, erhält der Mitarbeiter die Information, ob seine Intuition richtig lag oder nicht. So wird er unterbewusst und nachhaltig zu konkreten Themen „geschult“. Diese durch den Mitarbeiter selbst gesteuerte Informationsversorgung ist ein wichtiger Aspekt der Pull-Kommunikation. Das Rulebook lässt sich zu diesem Zweck nicht nur in das Intranet, sondern in jede Website integrieren, sodass der digitale Assistent stets an der Seite des Mitarbeiters ist.

Print-Medien

Es bieten sich nicht nur im Online-, sondern auch im Print-Bereich viele Möglichkeiten für eine gelungene Compliance Kommunikation. So können Sie einen Artikel oder auch eine Kolumne – sofern vorhanden – in der Mitarbeiterzeitschrift veröffentlichen. Diese sind mit regelmäßig relevanten Themen und bestenfalls mit aktuellen Ereignissen und Geschehnissen aus der Wirtschaft und/oder Politik verknüpft. Die Aktualität der Themen stellt nicht nur die Relevanz Ihrer Compliance Kommunikation, sondern auch das Interesse Ihrer Mitarbeiter sicher. Durch die Regelmäßigkeit dieser Artikel sichern Sie eine dauerhafte Awareness.

Eine weitere Möglichkeit bietet eine Push-Kampagne mit Postkarten, wie z.B. diese hier:

Push-Kampagne: Postkarten

Der Slogan auf der Karte regt die Mitarbeiter an, sich mit der Fragestellung zu beschäftigen und die Antwort durch den abgebildeten QR Code, der zu der relevanten Themen-/Antwortseite führt, zu erhalten. Wichtig ist hierbei, die Postkarten an einem zentralen und hoch frequentierten Ort zu verteilen oder zur Schau zu stellen, wie beispielsweise am Schwarzen Brett. So kann sichergestellt werden, dass Ihre Kampagne von so vielen Mitarbeitern wie möglich wahrgenommen wird. Das gleiche Prinzip gilt auch für Plakate und Poster. Am besten platzieren Sie diese Themen, in Verknüpfung mit digitalen Medien, auf dem in vielen Unternehmen mittlerweile vorhandenen Bildschirm am Kantineneingang oder in einem Aufenthaltsraum.

Face-to-Face-Kommunikation

Immer wichtiger in Zusammenspiel mit den vorgestellten Medien ist die parallel stattfindende Face-to-Face-Kommunikation, also die persönliche Weitergabe von Informationen von Angesicht zu Angesicht. Darunter fällt alles, was den direkten mündlichen Austausch von Informationen beinhaltet.

Sie können die Kommunikation von Regelungen auch als generellen Tagesordnungspunkt in die Agenda der Team Meetings mitaufnehmen und so die Mitarbeiter nicht mit einer Informationsflut abschrecken, sondern stattdessen eher häppchenweise darauf hinweisen, wie beim sogenannten Microlearning. Denn werden die Mitarbeiter mit Informationen überflutet, schalten sie automatisch ab und nehmen keinerlei Informationen mehr auf.

Für eine effektive Kommunikation ist es immer ratsam, wenn diese auf einem gewissen persönlichen Level erfolgt. Konkret heißt das, dass es hilfreich ist, innerhalb der unterschiedlichen Fachbereiche einen Verantwortlichen zu benennen, der für die Compliance Kommunikation zuständig ist. Dieser kann aktuelle Regelungsthematiken aufgreifen, deren Mehrwerte für die Kollegen aufzeigen und so gezielt die Nutzer auf den Rulebook Service hinleiten.

Aber auch außerhalb des Büroalltags ist es wichtig, diese persönliche Komponente der Compliance Kommunikation aufrechtzuerhalten. So zum Beispiel auf Präsenzveranstaltungen wie Seminare oder Tagungen.

Dort ist der Raum gegeben für mehr interaktive Formate. Ein solches kann ein Spiel oder ein Quiz sein. Hier können in beliebigen regelmäßigen Abständen Fragen aus den Unternehmensregelungen gestellt werden. Die Lösungen im Rulebook sind hinter einem QR Code versteckt. Für ein wenig mehr Spannung können Sie das Quizformat wie ein Gewinnspiel durchführen, und so eine Auflockerung in einer sonst eher sehr nüchternen Tages-Agenda schaffen. So wird der Ehrgeiz der Teilnehmer geweckt und um zu gewinnen, sind sie ausreichend motiviert, sich mit den Regelungsinhalten auseinanderzusetzen.

Hier lassen sich auch die Mitarbeiter gut in der Vor- und Nachbereitung einbinden, in dem sie selber eigene Vorschläge zu den nächsten Themen oder Quizfragen einreichen können, die sie für relevant erachten. Denn wahrscheinlich hat es jeder schon mal erlebt, dass die Kollegen aus anderen Abteilungen die für einen selber “banalsten” Themen direkt per E-Mail oder Telefon nachfragen, anstatt sich eigenständig damit auseinanderzusetzen.

Eine weitere Möglichkeit bieten sogenannte Black Stories. Hier können die regelungsgebenden Abteilungen anonymisiert echte Fälle aus dem Unternehmen vorstellen, in denen es ein Fehlverhalten gab oder etwas schief gegangen ist. Dies erfolgt im Rahmen einer Geschichte, an deren Ende dann die zuhörenden Kollegen Vorschläge abgeben dürfen, wie dieses Dilemma hätte gelöst werden können.

Größere Kongresse oder Seminare bieten zudem eine hervorragende Möglichkeit, durch Stände auf die Regelungsthematiken hinzuweisen. Hier sehen Sie ein Beispiel wie das aussehen könnte:

Compliance Kommunikation bei Präsenzveranstaltungen

Hier können die Mitarbeiter direkt am Stand die Bedienung des Rulebook spielerisch ausprobieren und sind damit bestens vorbereitet, das Rulebook auch in ihrem Unternehmensalltag zu verwenden. So wird ihnen die ursprüngliche Berührungsangst und Unsicherheit genommen.

Fazit für die Compliance Kommunikation

Es ist offensichtlich, dass die vorgestellten Kommunikationsformen – Push und Pull – sowie die unterschiedlichen Formate – digital, Print, und persönlich – mehr und mehr miteinander verschmelzen. Mit geeigneten digitalen Lösungen ist es möglich, dass diese Welten weiter zusammenwachsen und viel Mehrwert stiften. Und wir glauben, dass das C2S2 Rulebook ein entscheidender Schritt in genau diese Richtung ist.