Compliance App als die neue Superpower in Krisenzeiten – Wie digitale Tools Leben retten

Superkraft Compliance App

Covid-19 hat die Compliance-Abteilung über Nacht systemrelevant gemacht – weit über das Unternehmen hinaus. Das Risiko von Regelverstößen besteht heute nicht mehr nur darin, dass dem Unternehmen hohe Sanktionen drohen. Denn wir leben bis auf Weiteres in Zeiten einer globalen Epidemie. Ein Regelverstoß kann heute in letzter Konsequenz bedeuten, dass jemand unser Leben und unsere Gesundheit in Gefahr bringt.

Compliance kann Leben retten. Compliance hat die Chance, vom nervigen Spielverderber zur Superpower im Unternehmen zu werden.

Gestern noch die Petze, der Neunmalkluge, die Besserwisserin, mit der keiner so richtig spielen wollte.

Heute kann sie zu den “Cool Kids” gehören, Teil des Teams sein und das Leadership unterstützen, statt zu bremsen. Mit dabei sein, wenn alle bald zum Mars fliegen.

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Three lines of defense: Compliance als Treiber

Was ist gemeint: Eine richtig verstandene und richtig integrierte Compliance kann das Unternehmen aktiv vorwärtsbringen. Der Top-Down Ansatz braucht frische, neue Ideen, ein neues Mindset und konkrete ​Alternativen.

Und technische Voraussetzungen für die Umsetzung. Möglich ist das heute mit einer Compliance App. Um das zu verstehen, ist eine lineare Darstellung der Akteure und ihrer Aufgaben innerhalb des Krisenmanagements hilfreich: Das System der sogenannten “Three Lines of Defense“.

Die Three Lines of Defense (kurz: TLoD; auch Modell der drei Verteidigungslinien) ist ein Modell zur systematischen Herangehensweise an Risiken, die in Unternehmen und Organisationen auftreten können – ein Governance-System zur Identifikation und Handhabung von Unternehmensrisiken. Diese müssen frühzeitig erfasst, identifiziert, analysiert und bewertet, sowie innerhalb der Unternehmung kommuniziert werden.

Ein Paradigmenwandel weg vom Kriegsszenario hin zum guten Unternehmenshandeln

Im Namen wird das traditionelle Verständnis von Risikomanagement und somit auch von Compliance deutlich: Es ging in erster Linie um die Abwehr von Risiken und um die Verteidigung des Unternehmens.

Risikomanagement bedeutet heute aber, und das nicht erst seit Corona, schon durch gutes Unternehmenshandeln Risiken gemeinsam und verantwortlich minimieren: Der Paradigmenwandel weg von der Verteidigung hin zum guten Unternehmenshandeln im Vorfeld einer Krise hat schon lange stattgefunden.

Dementsprechend bräuchte die Three Lines Of Defense im Namen und auch im Verständnis einen Modernisierungsschub.

Noch konkreter:

Im traditionellen Verständnis ist die First (operative) Line das Leadership, welches in Krisenzeiten schnell und verantwortlich entscheiden muss und ausführt.

Über die Second Line, die sogenannte „Verteidigungslinie“ können Risikomanagement Funktionen der ersten „Verteidigungslinie“ gesteuert und überwacht werden.

Die Third Line of Defense ist letzte Risiko-steuernde Instanz, die das Leadership unabhängig über operationelle Potenziale und Risiken informiert. Für diese zentrale Aufgabe zur Steuerung und Kontrolle der Unternehmensrisiken ist das interne Audit vorgesehen.

Bereits hier, in der Third Line, ist die Rulebook Compliance App ein hocheffizientes Tool, um die Wirksamkeit von Regeln nachzuweisen: Das Leadership und die Mitarbeiter können die App kontextuell nutzen. Auf diese Weise kann authentisches, “echtes” Feedback der Mitarbeiter effizienter, rascher erfasst werden und in die kontinuierliche Verbesserung des Regelungssystems einfließen.

Rulebook Compliance App_Nutzerfeedback

Den größten Wirkungsradius kann die Compliance App dort entfalten, wo die Compliance nach systemischem Verständnis angesiedelt ist: In der Second Line – eben als die bekannte nervige Besserwisserin.

Um die First Line of Defense rasch und kompetent unterstützen zu können und der gewandelten Rolle von der Nervensäge zum Teamplayer operativ gerecht zu werden, müssten die Kommunikationskanäle von der Second zur First Line frei sein, leicht sein und durch kurze Wege eine agile Zusammenarbeit ermöglichen.

Vor Corona waren das im Krisenfall in der Regel wenige Meter vom Corner-Office zum Großraumbüro, in dem der Compliance Officer versuchte, zwischen dem Geschrei des Sales Teams und den Stand Up Meetings des Marketing Teams in Ruhe seine Arbeit zu machen und mit gerunzelter Stirn das erhoffte OK gab – oder eben nicht.

Heute gibt es diese kurzen Kommunikationswege in der Regel nicht mehr – denn im Büro, da ist niemand.

Das “New Normal”, das sind bekanntlich:

  • Nachrichtendienste,
  • Virtuelle Konferenzanbieter,
  • Team Working Tools,

mit denen die Teams untereinander kommunizieren.

Three lines of defense bei New Work

Kommunikationsdilemma: Wie kann Compliance seine Superpower auf dem Weg zur Frontlinie freisetzen?

Die Compliance-Kommunikation muss innerhalb der Vielzahl von Kommunikationstools, die zur Verfügung stehen, erst einmal ihren effektiven Weg finden. Wie alle anderen Abteilungen auch.

Zudem hat Compliance vielleicht in den Enterprises, in der Regel aber nicht in den mittelständischen Unternehmen eine eigene Abteilung. Im Regelfall ist Compliance nur eines von vielen dringenden Themen, die der Justiziar/ Rechtsabteilung täglich auf dem Tisch hat und seinen/ihren eigenen Priorisierungen unterwirft.

Es gibt also neben dem Kommunikationsdilemma noch ein Komplexitätsdilemma. So verblasst die schöne Idee von der Superpower eher zu einer Vision für die nächsten 5 Jahre. Die Hoffnung, Compliance gegenwärtig als geeignete Sofortmaßnahme in Krisenzeiten zu nutzen, schwindet.

Push that reset button!

Compliance App als aktives Tool für die three lines of defense

Wäre da nicht der vielzitierte Reset Button, den wir auch für uns nutzen können und sollten. Konkret nennen wir das bei C2S2 die Contextual Compliance für gutes Unternehmenshandeln.

Mit dieser Lösung kann Compliance schon hier und heute ein aktives Tool sein, um die F​irst Line of Defense von der Second Line aus,​ aktiv, agil und effizient zu unterstützen, wie zum Beispiel bei Fragen und Regeln zum sicheren Arbeiten im Home-Office.

Konkret klinkt der Rulebook Service hierbei die ​Second Line ​of Defense in die neuen Kommunikationskanäle und Tools im Unternehmen ‚ein‘ und liefert kontextuell Entscheidungsunterstützung.

Die Compliance App des C2S2 Rulebook gibt auf jede Frage die richtige Antwort. Immer und überall wissen, was​geht ​und was nicht geht: Das macht das C2S2 Rulebook ​möglich. ​Auf Geschäftsreise, im Einsatz vor Ort beim Kunden oder im Büro. Das C2S2 Rulebook gibt Mitarbeitern ein Tool an die Hand, das in allen Situationen Handlungskompetenz erzeugt. So wird Motivation und Vertrauen geschaffen und gleichzeitig Regelverstöße und Abwehrhaltungen vermieden.

Technisch aus thematischen Content Sets, die aus den Regelungsinhalten Ihrer Richtlinien entwickelt bzw. von C2S2 – auf Wunsch optimiert – bereitgestellt werden. Dazu haben wir eine geschützte Technologie entwickelt: Interactive Rule Modeling (IRM®). Ihre Richtlinien werden dabei digital kartografiert: Das Ergebnis sind intuitiv abfragbare Regeln, die kommunizieren, was Mitarbeiter dürfen, müssen und worauf bei bestimmten Prozessen zu achten ist. Komfortable Benutzerführung und eine klare Sprache machen die Beschäftigung mit Ihren Unternehmensregeln zu einem motivierenden Prozess.

Effektive Kommunikation von Unternehmenswerten

Das C2S2 Rulebook ist zudem ein digitaler Service, der Unternehmenswerte – und konkrete Richtlinien – nicht nur verständlich, sondern auch emphatisch kommuniziert. Das ist in Covid 19- Zeiten besonders wichtig.

Compliance App unterstütztdie three lines of defense