»Vertraulichkeit bei Email: Darf ich interne Dokumente mit Geschäftspartnern per E-Mail austauschen?«

Vertraulichkeit Email

Ja. Der Austausch ist möglich und verletzt nicht Vertraulichkeit via Email, wenn …

  • der E-Mail-Account der Firma genutzt wird und
  • eine Vertragsbeziehung mit Regeln zur Vertraulichkeit besteht oder eine separate Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) geschlossen wurde.

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Bitte beachten Sie:

  • Nicht gekennzeichnete Dokumente müssen als Dokumente für den internen Gebrauch behandelt werden. Eventuell sind weitere Anforderungen des Dokumentenerstellers zu beachten.

Praxisbeispiele

Der Einkauf hat Ihnen die Zusammenarbeit mit einem gelisteten Lieferanten im Rahmen eines Projekts empfohlen. Zur Vorbereitung eines ersten Besprechungstermins möchten Sie dem Projektleiter eine Präsentation über ihre internen Projekte zukommen lassen via Email und Einhaltung der Regeln zur Vertraulichkeit.

Da das Dokument nicht gekennzeichnet ist, vergewissern Sie sich beim Dokumentersteller, dass das Dokumente nicht als vertraulich klassifiziert werden muss. Vorsichtshalber kennzeichnen Sie das Dokument in der Kopfzeile mit “für den internen Gebrauch” und schicken dem IT-Dienstleister die Präsentation in Form eines PDF Dokuments per E-Mail zu.

Ein Kollege empfiehlt Ihnen die Zusammenarbeit mit einen Lieferanten, mit dem er bereits in der Vergangenheit erfolgreich zusammengearbeitet hat. Zur Vorbereitung eines ersten Besprechungstermins möchten Sie dem Projektleiter eine Präsentation über ihre internen Projekte zukommen lassen.

Da das Dokument nicht gekennzeichnet ist, machen Sie sich weiter keine Gedanken und schicken dem IT-Dienstleister die Präsentation in Form eines PDF Dokuments per E-Mail zu.

Definitionen

Schutzklasse zur Vertraulichkeit, der solche Informationen zuzuordnen sind, deren unbefugtes Bekanntwerden (z.B. via Email) nicht gewünscht ist, z.B. Inhalte aus dem Intranet, Konzernrichtlinien oder Projektberichte. Alle Informationen die nicht offensichtlich klassifiziert sind, werden als “zum internen Gebrauch“ gehandhabt.

Vertrailichkeit Email

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