»Wie kann ich sicher und effizient im Home Office arbeiten?«

Corporate Behaviour: C2S2 Logo Home Office

Folgende Aspekte sind wichtig:

  • Gestaltung der Arbeitszeit: Schaffen Sie sich Freiraum zum ungestörten Arbeiten. Behalten Sie Ihren gewohnten Tagesablauf so gut wie möglich bei und achten Sie auf die Einhaltung der betrieblichen Pausenzeiten. Dokumentieren Sie Ihre Arbeitsergebnisse und stimmen sich diesbezüglich regelmäßig mit Ihrem Vorgesetzten ab.
  • Nutzung von IT-Geräten: Verbinden Sie die durch das Unternehmen bereitgestellten IT-Geräte mit unternehmensfremden Netzwerken (z.B. Hot Spot, privates WLAN) über Remote-Zugriff/VPN. Nutzen Sie private IT-Geräte nur nach Abstimmung mit der IT-Abteilung Ihres Unternehmens. Die Verwendung privater IT-Endgeräte mit dienstlich gestellten SIM-Karten kann grundsätzlich zugelassen werden. Die aktive Übertragung von Unternehmensdaten aus diesen Geräten in private Clouds bzw. auf private lokale Speichermedien (SD-Cards, USB-Sticks) ist jedoch in der Regel nicht zulässig.
  • Durchführung von Online Meetings: Nutzen Sie Kommunikationsmedien und Tools, welche die effiziente online Zusammenarbeit mit Kollegen ermöglicht, z. B. Microsoft Teams. Schalten Sie für eine persönliche Note Ihre Kamera ein und achten auf den Hintergrund. Benennen Sie für jede Webkonferenz einen Moderator, der durch das Meeting führt, um eine gute Struktur und einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen. Stellen Sie zu diesem Zweck auch vor dem Online Meeting sicher, dass Ihre Kamera und Ihr Mikrofon funktionieren, damit der Start des Termins nicht unnötig durch technische Probleme verzögert wird.
  • Schutz von Daten und Geschäftsgeheimnissen: Tauschen Sie keine vertraulichen Daten über Messenger Dienste oder private E-Mail-Accounts aus. Verschlüsseln Sie vertrauliche Inhalte beim Datenaustausch und nutzen hierzu das dienstliche E-Mail Account oder sichere Datenaustauschplattformen. Achten Sie besonders darauf, wer der Absender von E-Mails ist. Seien Sie sich der Gefahr durch Phishing-E-Mails stets bewusst. Folgen Sie keinen unsicheren Links und geben Sie keine Informationen an Personen, die Sie nicht persönlich kennen. Halten Sie den Home Arbeitsplatz aufgeräumt und bewahren Sie vertrauliche Unterlagen an einem sicheren Ort auf.

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Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen zum Einhalten des Corporate Behaviours und zum sicheren Arbeiten im Home Office

Es ist eine Ausnahmesituation, viele Menschen befinden sich überraschend im Home Office.

Überraschend nicht nur für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch für die Führungskräfte. Viele Unternehmen bzw. deren Manager stehen dem Thema Remote bzw. Home Working negativ gegenüber. Klar, bei vielen Berufen lässt die Tätigkeit das mobile Arbeiten nicht zu. Weitere Gründe, die gegen Telearbeit sprechen, sind nach einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung seitens der Betriebe eine erschwerte Zusammenarbeit mit den Kollegen, Datenschutzbedenken sowie schwierige bis unmögliche Führung/Kontrolle.

Die Beschäftigten führen häufig an, dass dem Vorgesetzten Anwesenheit wichtig ist, Zusammenarbeit mit den Kollegen schwierig ist, ebenso die Trennung von Beruf und Privatem und dass die technischen Voraussetzungen fehlen.

IAB Studie Home Office

Quelle: Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung

Dementsprechend sind viele Unternehmen und Beschäftigte nicht auf Home Office vorbereitet und es besteht dringender Handlungsbedarf, Maßnahmen zu treffen, damit die Heimarbeit gut funktioniert.

Im Folgenden finden Sie Tipps, wie das Arbeiten von zu Hause jederzeit funktionieren kann, ohne das Corporate Behaviour zu kompromittieren.

Arbeitszeit und Arbeitsplatz

Corporate Behaviour für die Arbeit zu Hause

Um die Arbeit im Home Office möglichst produktiv zu gestalten, muss nicht nur die persönliche Einstellung stimmen, sondern auch der Arbeitsplatz und der Tagesablauf.

Stehen Sie zur gewohnten Zeit auf und behalten Sie Ihre Gewohnheiten bei. Machen Sie das Bett, duschen Sie, frühstücken Sie, ziehen Sie sich um, etc. So, wie Sie es bisher gemacht haben. Vielleicht können Sie der neuen Situation schon am Morgen etwas Positives abgewinnen und die entfallende Fahrtzeit zum Arbeitsplatz für Bewegung an der frischen Luft oder für Meditation nutzen.

Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz so, dass Sie angenehm und ungestört arbeiten können. Lassen Sie sich nicht vom Fernseher oder Social Media ablenken.

Erstellen Sie einen realistischen Tagesplan und folgen Sie diesem auch. Planen Sie Pausen ein und halten Sie sich an die Arbeitszeiten. Weil Sie von zu Hause arbeiten, bedeutet das nicht, dass Sie rund um die Uhr arbeiten. Ruhezeiten sind nötig, um produktiv zu bleiben.

Gesunde Ernährung ist auch im Home Office möglich. Und mehr Bewegung ist vielleicht zu Hause einfacher lebbar als im Betrieb.

Wenn Sie Kinder zuhause haben, bemühen Sie sich auch für diese um einen strukturierten Tagesablauf. Für Home Schooling gelten die gleichen Prinzipien wie für Home Office. Die Betonung sollte in beiden Fällen auf dem zweiten Wort liegen. Der Fernseher oder andere elektronische Hilfsmittel können zwar vereinzelt helfen, sollten aber nicht überstrapaziert werden. Und nach ein paar Minuten Langeweile – und der Erkenntnis, dass Jammern gerade nicht hilft – finden die Kinder in der Regel gute Alternativen, sich so zu beschäftigen, dass Mama und Papa arbeiten können.

Online Meetings

Richtiges Corporate Behaviour: Online Meetings im Home Office

Anstatt Präsenzmeetings zu vereinbaren, können Meetings als Videokonferenzen abgehalten werden. Diese können ebenso effektiv sein wie persönliche Meetings, wenn nicht sogar produktiver. Eine gute Vorbereitung ist allerdings, besonders für ungeübte Moderatoren und Teilnehmer, unerlässlich.

Stellen Sie bereits vor dem ersten Call sicher, dass die technischen Voraussetzungen bei allen Teilnehmern gegeben sind und dass Sie alle nötigen Komponenten rechtzeitig einsatzbereit haben. Es wäre für alle Teilnehmer frustrierend, wenn ein wesentlicher Teil des Meetings für technische Maßnahmen verwendet werden müsste. Rechtzeitige Tests sind unerlässlich, denn die möglichen Fehlerquellen sind zahlreich und reichen von nötigen Updates bis zu leeren Akkus, fehlender Bandbreite oder fehlenden Kameras.

Die Umgebung sollte ruhig und ausreichend beleuchtet sein. Störende Gegenstände sollten nicht zu sehen sein. Viele Tools bieten eine Funktion, um den Hintergrund weich zu zeichnen. Das kann gerade im Home Office nützlich sein. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung wie dies z.B. bei Microsoft Teams möglich ist, finden Sie hier.

Zu Beginn des Meetings sollten die Kameras eingeschalten, die Mikrofone aber auf stumm geschaltet sein. Das gilt auch während des Meetings. Das eigene Mikrofon sollte nur eingeschalten sein, wenn man selbst spricht, um störende Geräusche zu vermeiden. Eine Ablenkung durch Smartphones stört virtuelle Meetings genauso wie physische.

Um ausreichend Bandbreite zur Verfügung zu haben, sollten so wenige breitbandige Dienste wie möglich gleichzeitig die Datenleitung belasten. Stimmen Sie sich mit den anderen Bewohnern soweit wie möglich ab.

Sprechen Sie technische Probleme aktiv an. Denn es ist für alle Teilnehmer schwierig, wenn am Ende des Meetings herauskommt, dass vieles, was besprochen wurde, nicht von allen verstanden wurde.

Moderation und Dokumentation sind auch für den Erfolg von virtuellen Meetings entscheidend. Klären Sie spätestens zu Beginn des Meetings die Aufgaben und Rollen.

Dokumentation der Arbeitsleistungen

Eingangs haben wir die Befürchtung der Betriebe thematisiert, dass die Zusammenarbeit mit Kollegen schwierig sei und dass Führung beziehungsweise Kontrolle nicht möglich sei. Um diesen Bedenken zu begegnen bietet es sich an, die eigenen Arbeitsleistungen zu dokumentieren.

Schutz von Daten und Geschäftsgeheimnissen

Corporate Behaviour: Schutz von Daten und Geschäftsgeheimnissen beim mobilen Arbeiten

Technische und organisatorische Maßnahmen

Um personenbezogene Daten sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse wirksam zu schützen, bedarf es angemessener technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen.

Wenn Ihnen seitens des Arbeitgebers ein Computer für die Heimarbeit zur Verfügung gestellt wurde, vielleicht sogar mit funktionierender SIM-Karte, zählen Sie zu den glücklichen Personen, die sich weniger Gedanken um die technischen Schutzmaßnahmen machen muss. Sie sollten aber prüfen, ob Ihr System up-to-date ist, also ob alle Updates für das Betriebssystem und alle Programme installiert sind. Und nutzen Sie für alle beruflichen Tätigkeiten das VPN (Virtual Private Network), auch wenn Sie nur mal schnell etwas im Internet recherchieren wollen.

Sollten Sie von Ihrem Dienstgeber keinen Computer und keinen Zugang zum Firmennetz zur Verfügung gestellt bekommen, klären Sie die Anforderungen an Ihre private Infrastruktur, wenn Sie diese nutzen sollen. Neben möglichen unternehmensspezifischen Vorgaben gilt natürlich auch hier, dass Ihr System auf dem neuesten Stand sein sollte. Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie über aktuelle Sicherheits-Software (Viren-/Malwareschutz) verfügen oder zumindest die Windows-Sicherheitstools aktiviert haben.

Auch bei der Telearbeit ist es wichtig, das Corporate Behaviour zu leben: So gilt auch hier das Need-to-know-Prinzip − nur jene Personen werden informiert, die auch Bedarf an der Information haben. Anzeigegeräte sind so zu stellen, dass unberechtigten Dritten keine Einblicke gewährt werden. Bei Telefonaten und Webkonferenzen ist sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht von unberechtigten Personen mitgehört werden. Beispielsweise sollte nicht auf dem Balkon oder bei offenem Fenster telefoniert werden, wenn andere Personen in der Nähe sein könnten.

Mobile Geräte, Speicher und physische Dokumente sind zu sichern bzw. zu (ver)sperren, wenn sie unbeaufsichtigt sind.

Achtung bei der Verwendung von USB-Sticks: Verwenden Sie nur Geräte, bei welchen Sie sicher sein können, dass sie nicht kompromittiert sind und stellen Sie sicher, dass Sie nur solche Daten auf mobilen Medien (außerhalb der Unternehmensinfrastruktur) speichern, bei welchen das erlaubt ist.

Wenn vertrauliche Informationen elektronisch übermittelt werden sollen, muss mittels Verschlüsselung der E-Mails bzw. sicherer Datenaustauschplattformen sichergestellt werden, dass unbefugte Dritte keinen Zugang zu den Daten erlangen können. Vertrauliche oder geheime Informationen sollten nicht als Bestandteil von Dateinamen oder in E-Mail-Betreffzeilen verwendet werden.

Remote Working kann durch Messenger-Dienste erleichtert werden. Prüfen Sie aber gerade diesbezüglich Ihre internen Richtlinien. Viele Unternehmen verbieten die Übermittlung von personenbezogenen bzw. vertraulichen Informationen über Messenger-Dienste. Des Weiteren ist darauf zu achten, dass keine unerlaubte Verknüpfung von Daten ermöglicht wird, z.B. von geschäftlichen und privaten Kontakten.

Und noch ein Tipp, der Ihnen und allen Mitbewohnern hilft. Sorgen Sie am Ende des Arbeitstags dafür, dass alle Arbeitsutensilien und -unterlagen sicher verstaut sind. Auch ein Heimarbeitstag sollte ordentlich beendet werden.

Aktuelle Kontaktdaten

Besonders wenn viele Stakeholder nicht an ihrem gewohnten Arbeitsplatz sind, ist es wichtig, über die aktuellen Kontaktdaten zu verfügen. Fragen Sie im Zweifel nach, an welche Adresse Sie vertrauliche Informationen schicken sollen.

Achtung vor Cyberkriminellen

Ausnahmesituationen bieten Kriminellen besonders gute Chance, mit ihren Methoden erfolgreich zu sein. Unsicherheit, Stress und ungewohnte Arbeitsabläufe werden gezielt ausgenutzt, um sich unrechtmäßig zu bereichern.

Achten Sie daher auch im Home Office besonders darauf, Corporate Behaviour und Unternehmensrichtlinien einzuhalten und keinen unsicheren Links zu folgen, oder Informationen an Personen zu geben, die Sie nicht persönlich kennen. Besonders häufige sind derzeit folgende Fallen:

  • eine Mail fordert Sie auf, eine neue Software für die Telearbeit zu installieren;
  • eine Mail fordert Sie auf, Ihr Passwort auf einer Webseite einzugeben, um das neue Zusammenarbeitstool (Videokonferenzen, Chattools, …) zu aktivieren;
  • ein Popup-Fenster erscheint auf Ihrem Bildschirm, in dem Sie das “Sicherheitsteam” auffordert, die Installation und Freigabe eines erforderlichen Remote-Tools zu akzeptieren;
  • Sie erhalten einen Anruf von einem Scammer, der z.B. vorgibt für Microsoft zu arbeiten, und Sie dabei unterstützen soll, Ihren Remote Arbeitsplatz einzurichten; dazu verlangt er Ihrer Zugangsdaten.

Die Dreistheit, Kreativität und Professionalität von Betrügern sind beachtlich. Seien Sie stets kritisch und achtsam, um nicht Opfer von Phishing-E-Mails, Pop-Ups, vermeintlich interessanten Websites oder betrügerischen Anrufen zu werden, die das Ziel haben, Sie zu manipulieren oder Zugang zu Daten bzw. IT-Systemen zu bekommen.

Melden Sie mögliche sicherheitsrelevante Vorgänge bitte sofort Ihrer Führungskraft.

Weitere aktuelle Tipps finden Sie auf der Seite des Bundeskriminalamts.

Persönliches Wohl

E-Mails und Messenger sind praktisch. Aber der Mensch ist ein soziales Wesen. Führen Sie auch im Home Office Gespräche. Telefonieren Sie bei passenden Gelegenheiten mit Ihren Kolleginnen und Kollegen oder externen Partnern, in Pausen oder außerhalb der Arbeitszeit mit Familie und Freunden.

Seien Sie resilient, positiv und bewahren Sie Humor. Damit helfen Sie auch Ihren Kindern.

In diesem Sinne: Vergessen Sie nach dem Hamsterkauf nicht, das Tier zu füttern.

Hilfreiche Quellen

Eine interaktive Karte des Coronavirus Resource Center der John Hopkins Universität finden Sie hier.

Definitionen

Definitionen

Mit einer Verbindung über VPN (Virtual Private Network = virtuelles privates Netzwerk) sind Sie in der Lage, sich anonym im Netz zu bewegen. Das persönliche Surf-Verhalten lässt sich durch eine verschlüsselte IP-Verbindung nicht mehr nachvollziehen.

(Quelle: CHIP Online)

Der Ausdruck “Phishing” wird für jegliche Versuche des Datendiebstahls verwendet, bei denen durch gefälschte E-Mails oder andere elektronische Mitteilungen Pass- oder Kennwörter gestohlen werden.  Die erbeuteten Daten werden meist für finanzielle Transaktionen oder Hackerangriffe auf Unternehmen verwendet.

(Quelle: Security Insider)

Home Office und Corporate Behaviour

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