»Muss ich personenbezogene Daten löschen, nachdem die Verarbeitung erfolgt ist?«

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Personenbezogene Daten müssen durch den zuständigen Fachbereich gelöscht werden, wenn …

  • der zuständige Fachbereich die personenbezogenen Daten nicht mehr für den Zweck, für den sie erhoben und verarbeitet wurden, benötigt oder
  • die betroffene Person dies berechtigterweise verlangt (z.B. bei Widerruf einer Einwilligung).

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Bitte beachten Sie:

  • Zweck der Löschung personenbezogener Daten ist es grundsätzlich, betroffene Personen nicht mehr identifizieren zu können. Daher reicht ein logisches Löschen der personenbezogenen Daten, d.h. das Auflösen der Verknüpfung von Daten zu bestimmten Personen in der Regel aus, jedoch bleiben auch andere Arten der Löschung wie Überschreiben oder Zerstörung des Datenträgers möglich. Zu Einzelfragen ist der Datenschutzkoordinator oder Datenschutzbeauftragte zu kontaktieren.
  • Von dieser Löschpflicht gibt es Ausnahmen, etwa wenn es gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. gemäß Handelsgsgesetzbuch) gibt.

Praxisbeispiele

Sie sind Vorgesetzter und haben sich in Excel eine Übersicht der Leistungsbeurteilungen Ihrer Mitarbeiter gemacht, was personenbezogene Daten sind, die Sie zur Vorbereitung für die anstehenden Zielgespräche nutzen.

Nachdem Sie die Gespräche geführt haben, tragen Sie die Gesprächsergebnisse in das dafür vorgesehene HR-Tool ein und löschen die Excel Tabelle wieder.

Sie mieten im Rahmen einer Geschäftsreise ein Mietfahrzeug und stellen eine Verbindung zum Telekommunikationssystem des Fahrzeugs her. Die Kontaktdaten Ihres Adressbuchs werden praktischerweise auch gleich synchronisiert.

Bevor Sie das Mietfahrzeug an der Mietstation zurückgeben, denken Sie nicht daran, dass Ihr Telekommunikationsverlauf und die Adressdaten im Fahrzeugsystem gespeichert wurden und vergessen das System zurückzusetzen.

Definitionen

Sämtliche Informationen, über die eine natürliche Person identifiziert oder identifizierbar ist.

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